Gratis sjabloon
Dit gratis AI-beleid sjabloon zet een werkbaar AI-beleid op één A4, in acht punten met invulvelden: doel en reikwijdte, goedgekeurde tools, de vier dataklassen, rechten per rol, verantwoordelijkheid voor uitkomsten, transparantie naar klanten, melden bij twijfel, en eigenaar, versie en evaluatiedatum. Download het als pdf of als bewerkbaar Word-bestand.
Wat erin staat
Het AI-beleid voor bedrijven in acht punten
Doel en reikwijdte
In drie zinnen: waarom dit beleid er is, voor wie het geldt en welke AI eronder valt. Neem ook de AI-functies mee die niemand als AI beschouwt, zoals die in je CRM of vergadertool.
- Waarom we dit beleid hebben:
- Voor wie het geldt:
- Welke AI eronder valt:
Goedgekeurde tools
Welke AI-tools medewerkers mogen gebruiken, met de reden waarom. Leg per tool vast wat het doet, wie eigenaar is, welke data het ziet en op welke grondslag het draait. Eigenaar betekent een persoon met naam.
- Tool, waarvoor, eigenaar, reden van goedkeuring:
De vier dataklassen
Publiek, intern, vertrouwelijk en beperkt, met per klasse de toegestane route en drie voorbeelden uit je eigen organisatie. Die voorbeelden doen het echte werk.
- Publiek (route en voorbeelden):
- Intern (route en voorbeelden):
- Vertrouwelijk (route en voorbeelden):
- Beperkt (route en voorbeelden):
Rechten per rol
Wat elke rol ziet en beheert, in één tabel: directie, IT-beheerder, compliance officer, afdelingsmanager, AI engineer en medewerker. Rechten die alleen in een interface zijn ingesteld, zijn geen rechten.
- Rol, wat die ziet, wat die beheert:
Verantwoordelijkheid voor uitkomsten
Wie controleert wat er naar buiten gaat. Een AI-uitkomst die naar een klant gaat, heeft een mens die ervoor tekent.
- Wie controleert welke uitkomsten:
Transparantie naar klanten
Wanneer je vermeldt dat AI is gebruikt, bijvoorbeeld bij een chatbot of bij AI-gegenereerde content.
- Wanneer en hoe we vermelden dat AI is gebruikt:
Melden bij twijfel
Bij wie medewerkers terechtkunnen, met naam en contactgegevens, en wat er gebeurt als iemand zich vergist. Schrijf het in een toon die melden aanmoedigt.
- Meldpunt (naam en contactgegevens):
- Wat er na een melding gebeurt:
Eigenaar, versie en evaluatiedatum
Een genoemde eigenaar van het document, een versienummer met wijzigingsdatum bovenaan en een evaluatie per kwartaal, gekoppeld aan de inventaris van AI-systemen.
- Eigenaar:
- Versie en datum:
- Volgende evaluatie:
Zo gebruik je het sjabloon
- Begin met een inventaris van alle AI die er draait. Zonder inventaris is de rest van het beleid onuitvoerbaar.
- Vul de acht punten in met voorbeelden uit je eigen organisatie, niet met algemene termen.
- Laat weg wat je niet nodig hebt. Een beleid dat elk denkbaar geval probeert af te dekken, wordt niet gelezen.
- Leg vast wie het beleid evalueert, en doe dat elk kwartaal.
Een AI-beleid maakt je niet compliant met de AI-verordening of de AVG. Het is een instrument, geen bewijs. De verordening vraagt om aantoonbaarheid van wat er feitelijk gebeurt, en dat komt uit je register, je logging en je risicoclassificatie. Hoe je dat aantoonbaar regelt, lees je bij AI-governance. De uitleg per onderdeel staat in de gids over AI-beleid.
Verder lezen in de kennisbank
Wat er in een AI-beleid hoort, wat AI-geletterdheid van je vraagt en wat je wel en niet in ChatGPT zet.
Alle gidsenVeelgestelde vragen
Ja. Op deze pagina download je het AI-beleid sjabloon gratis als pdf en als bewerkbaar Word-bestand, zonder formulier. Het zet het beleid op één A4, in acht punten met invulvelden.
Begin met een inventaris van alle AI die er draait, met per systeem een eigenaar. Leg daarna vast welke data waarheen mag per dataklasse, wat per rol mag, hoe je het controleert, hoe je AI-geletterdheid opbouwt, wat er gebeurt bij een incident en hoe je het actueel houdt. Het sjabloon zet dat op één A4.
Met een genoemde eigenaar, controle en een vaste evaluatie. Controleer met een audit-trail, kosteninzicht per team en detectie van gebruik buiten de kaders, en bepaal vooraf wie die signalen bekijkt. Evalueer elk kwartaal langs de inventaris van AI-systemen, en zorg dat de veilige route ook de makkelijkste is.
Omdat medewerkers AI toch gebruiken. Zonder beleid gebeurt dat buiten je zicht, zonder logging en zonder dataregels. Een verbod werkt averechts: het gebruik verdwijnt niet, het verdwijnt uit je zicht. Een werkbaar beleid maakt de veilige route de makkelijkste en geeft je zicht op wat er gebeurt.
Het is het beleidsdeel van een AI-governance raamwerk. Voor aantoonbare compliance heb je daarnaast een register van alle AI-systemen, een risicoclassificatie per toepassing en logging nodig. Dat regel je met AI-governance software zoals Pilex Secure.
Hulp nodig bij je AI-beleid?
In een workshop van 2 uur vult je team het beleid in met jullie eigen processen en tools.