Aanpak
De aanpak van Pilex telt zeven fasen, van intake tot opschalen. Compliance is daarin geen bijzin: risicoclassificatie, een DPIA waar nodig en een audit-trail zitten vanaf dag één in de fasen ingebouwd. Eerste agent live in 3 weken, volledig traject in 12 weken.
Zeven fasen, elk met een helder doel
Fase 1
Intake
- Wat wij doen
- In een vrijblijvende intake van 30 minuten brengen we samen in kaart welke processen je de meeste tijd en geld kosten. We stellen gerichte vragen en luisteren.
- Wat jij doet
- Je deelt hoe je werkprocessen eruitzien: welke taken zich herhalen, waar werk blijft liggen, wat de meeste tijd kost.
- Wat je krijgt
- Een helder beeld van de grootste kansen en een vervolgafspraak voor de uitgebreide procesanalyse.
Fase 2
Procesanalyse & ROI-calculatie
- Wat wij doen
- In een vervolggesprek of sessie op locatie ontleden we elke workflow tot op de kleinste handeling en berekenen we de ROI per automatiseringskans.
- Wat jij doet
- Je laat ons meekijken in je dagelijkse werkprocessen en deelt relevante data en systemen.
- Wat je krijgt
- Een rapport met de top automatiseringskansen, een ROI-berekening per kans en een concrete roadmap.
Fase 3
Voorstel en business case
- Wat wij doen
- We werken de meest kansrijke automatisering uit in een voorstel met vaste projectprijs, ROI-berekening én een risicoclassificatie per toepassing: je weet vooraf wat het oplevert en in welke risicoklasse het valt.
- Wat jij doet
- Je kiest welke kans je als eerste aanpakt op basis van het rapport uit fase 2.
- Wat je krijgt
- Een voorstel met vaste prijs, verwachte besparing in euro's en uren, planning per week en de risicoklasse met bijbehorende verplichtingen.
Fase 4
AI-infrastructuur opzetten
- Wat wij doen
- We bouwen een veilige AI-omgeving: lokale hosting waar mogelijk, EU-gehoste endpoints voor Amerikaanse modellen. Waar de risicoklasse erom vraagt voeren we een DPIA uit, en de audit-trail logt vanaf de eerste dag elke interactie.
- Wat jij doet
- Je geeft toegang tot je IT-omgeving en denkt mee over de technische en beveiligingseisen.
- Wat je krijgt
- Een geconfigureerd platform binnen jouw infrastructuur, met compliance-documentatie en werkende logging.
Fase 5
Bouwen, testen en trainen
- Wat wij doen
- We bouwen de oplossing, testen met echte data uit jouw omgeving en implementeren stap voor stap. Je team wordt opgeleid om er zelfstandig mee te werken.
- Wat jij doet
- Je geeft feedback tijdens de bouw, test mee met echte scenario's en je team volgt de training.
- Wat je krijgt
- Een werkende oplossing in productie, documentatie en een opgeleid team.
Fase 6
Agent-integratie & monitoring
- Wat wij doen
- We integreren de agents in je systemen en workflows, met realtime monitoring, logging van elke interactie, prestatiedashboards en compliance-rapportages.
- Wat jij doet
- Je test de agents in echte werkscenario's en geeft feedback over de resultaten.
- Wat je krijgt
- Geïntegreerde agents met monitoring en rapportage. Alles is traceerbaar en auditeerbaar.
Fase 7
Meten, optimaliseren en opschalen
- Wat wij doen
- We meten de resultaten tegen de vooraf berekende ROI, optimaliseren waar nodig en identificeren de volgende automatiseringskans.
- Wat jij doet
- Je gebruikt het systeem dagelijks en deelt wat goed werkt en wat beter kan.
- Wat je krijgt
- Kwartaalrapportages met bewezen resultaten en een roadmap voor verdere automatisering.
De Workflow Ontleed Methode
01
Ontleden
We breken elk proces op in losse handelingen. Een handeling per regel. Hoe specifieker, hoe beter.
Voorbeeld: 'bezoekverslag schrijven' wordt 10 losse stappen zoals notities pakken, CRM openen, klantpagina zoeken, verslag typen, opmaken, controleren, versturen.
02
Classificeren
Elke stap krijgt een klasse op basis van wat er nodig is.
- Volledig automatiseerbaar
- AI-ondersteund, mens checkt
- Blijft mensenwerk
03
Berekenen
We tellen de minuten per klasse op. Het totaal van automatiseerbaar plus AI-ondersteund is jouw besparingspotentieel.
Zie het in de praktijk
Vier echte processen, ontleed en geclassificeerd. Klik door de voorbeelden en zie per stap wat die kost.
- Volledig automatiseerbaar
- AI-ondersteund, mens checkt
- Blijft mensenwerk
- 1.Klantgegevens opzoeken in CRM€5
- 2.Vorige offertes bekijken€7
- 3.Productcatalogus raadplegen€5
- 4.Prijzen berekenen en marges bepalen€13
- 5.Offerte schrijven in template€20
- 6.Korting en voorwaarden beoordelen€8
- 8.Offerte opmaken als PDF€7
- 9.Begeleidende mail schrijven€5
- 10.Versturen en opvolging inplannen€3
- €48
- Automatiseerbaar
- €25
- AI-ondersteund
- €8
- Mensenwerk
Totale besparing: €73 per uitvoering
Rekenvoorbeeld bij €100 per uur, een gangbaar integraal tarief. De calculator hieronder rekent met jouw eigen tarief.
Vier principes onder alles wat we doen
01
Bewijs voor commitment.
Eerst een quick win, dan pas praten over grote trajecten.
02
Resultaat staat voorop.
Geen uurtje factuurtje: de offerte is gebaseerd op de ROI-berekening en de opbrengst is groter dan de kosten.
03
Jouw eigendom.
Alles wat we bouwen is van jou. Je team leert het zelf beheren.
04
Security first.
Jouw data verlaat je omgeving niet zonder expliciete toestemming. Gebouwd op de kaders van AVG, EU AI Act en NIS2.
Benieuwd waar jouw processen besparing verbergen?
Plan een vrijblijvende intake van 30 minuten. Daarna ontleden we je processen in een analyse van 2 uur.