Privacyverklaring

Pilex B.V. adviseert organisaties over AI en automatisering en ontwikkelt, implementeert en beheert AI- en automatiseringsoplossingen. Voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Naam

Pilex B.V.

Adres

Dril 1a, 1131 ZR Volendam

KvK-nummer

42006984

E-mail

info@pilex.ai

Aanspreekpunt

Cas Sombroek, directeur

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Met vragen over privacy kunt u terecht bij het aanspreekpunt hierboven.

Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens van:

1. contactpersonen bij onze opdrachtgevers, leveranciers en partners, en bij organisaties die dat kunnen worden;
2. zakelijke relaties die wij benaderen of die contact met ons opnemen;
3. deelnemers aan onze workshops, trainingen en evenementen;
4. bezoekers van onze website;
5. sollicitanten.

Wij bouwen en beheren ook systemen waarin onze opdrachtgevers persoonsgegevens verwerken. Voor die gegevens treden wij op als verwerker en is de opdrachtgever verantwoordelijk; daarvoor geldt de privacyverklaring van die opdrachtgever. Heeft u vragen over zo'n verwerking, neem dan contact op met de betreffende organisatie. Ontvangen wij uw verzoek, dan sturen wij het door.

Hieronder staat per doel welke gegevens wij verwerken, op welke grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG, en hoe lang wij ze bewaren. Tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang kunt u altijd bezwaar maken (zie paragraaf 9). Deel geen bijzondere persoonsgegevens met ons, zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, tenzij dat echt nodig is.

Meestal ontvangen wij uw gegevens van uzelf, bijvoorbeeld als u contact met ons opneemt, een overeenkomst met ons sluit of zich aanmeldt voor een workshop. Soms ontvangen wij ze van uw werkgever of van een collega, bijvoorbeeld als u contactpersoon bent voor een opdracht. Voor acquisitie gebruiken wij ook openbare bronnen en zakelijke databanken, zoals beschreven in paragraaf 3.2.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

1. leveranciers van IT-, hosting- en clouddiensten en van software voor onder meer e-mail, samenwerking, documentopslag, codebeheer en administratie;
2. aanbieders van AI-diensten die wij in onze eigen werkprocessen gebruiken, waaronder een dienst voor het opnemen en uitwerken van gesprekken;
3. aanbieders van diensten voor acquisitie, zoals het verrijken van leadlijsten en het versturen van e-mails en LinkedIn-berichten;
4. onze boekhouder, accountant of andere financiële adviseurs;
5. onze verzekeraars, assurantietussenpersoon en juridisch adviseurs, als dat nodig is voor de behandeling van een (mogelijke) aanspraak;
6. partners met wie wij samenwerken bij een opdracht of evenement;
7. overheidsinstanties en toezichthouders, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Een overzicht van de belangrijkste partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, met de locatie van verwerking en de waarborg bij doorgifte, staat in de bijlage bij deze privacyverklaring; de actuele versie ontvangt u op verzoek. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Een deel van de diensten die wij gebruiken, wordt aangeboden door partijen die gevestigd zijn of gegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals de Verenigde Staten. Welke partijen dat zijn, staat in de bijlage.

Voor doorgifte naar landen buiten de EER geldt een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals voor organisaties die zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, of een andere waarborg als bedoeld in hoofdstuk V van de AVG. Via info@pilex.ai kunt u opvragen welke waarborg in een specifiek geval geldt.

Wij gebruiken AI-toepassingen in onze eigen werkprocessen, bijvoorbeeld voor het opstellen en samenvatten van teksten, het maken van gespreksverslagen en het analyseren van zakelijke informatie. De aanbieders daarvan staan in de bijlage.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend berusten op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Voor acquisitie kunnen wij organisaties indelen naar kenmerken als sector, omvang en regio.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's van de verwerking.

Vermoedt u dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of dat er sprake is van misbruik, neem dan direct contact met ons op.

U heeft de volgende rechten:

1. inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan ontvangen;
2. rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen;
3. wissing: u kunt uw gegevens in bepaalde gevallen laten verwijderen;
4. beperking: u kunt de verwerking in bepaalde gevallen laten beperken;
5. overdraagbaarheid: u kunt gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorsturen, als de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst;
6. bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; wij stoppen daar dan mee;
7. intrekken van toestemming: berust een verwerking op uw toestemming, dan kunt u die altijd intrekken. Dat doet niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@pilex.ai. Wij reageren binnen een maand. Bij complexe of veel verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

U bent niet wettelijk verplicht persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Sommige gegevens hebben wij wel nodig om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren, uw vraag te beantwoorden of uw sollicitatie te behandelen. Zonder die gegevens kunnen wij dat niet doen.

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Cookies die nodig zijn om de website te laten werken, en cookies die het gebruik van de website op een privacyvriendelijke manier meten, mogen zonder toestemming worden geplaatst. Voor andere cookies, zoals marketing- en trackingcookies, is uw toestemming nodig. U kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser.

Wij zijn actief op LinkedIn en andere platforms. Op het gebruik van die platforms zijn de privacyvoorwaarden van de aanbieders van toepassing. Voor de statistieken over bezoekers van onze bedrijfspagina's zijn wij samen met de aanbieder van het platform verantwoordelijk; u kunt uw rechten ook rechtstreeks bij die aanbieder uitoefenen. Onze website kan links naar websites van derden bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop die derden met persoonsgegevens omgaan.

Onze diensten zijn gericht op organisaties. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan zestien jaar.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op via info@pilex.ai. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. Het versienummer en de datum staan op de voorpagina en in de koptekst. De actuele versie ontvangt u op verzoek.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

E-mail

info@pilex.ai

Post

Pilex B.V., t.a.v. privacy, Dril 1a, 1131 ZR Volendam