Privacybeleid

Pilex B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

1. Naam: Pilex B.V.
2. Vestigingsadres: Dril 1a, 1131 ZR Volendam
3. KvK-nummer: 42006984
4. E-mailadres voor privacyzaken: info@pilex.ai
5. Contactpersoon: Cas Sombroek (directeur)

1. Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Pilex B.V., waaronder verwerkingen in het kader van dienstverlening aan opdrachtgevers, het gebruik van de website(s) van Pilex B.V., sollicitatieprocedures, communicatie via e-mail, telefoon of andere kanalen, en het gebruik van sociale media en online platforms.
2. Wanneer Pilex B.V. in opdracht van een opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt (als verwerker), geschiedt dit op basis van een verwerkersovereenkomst. In dat geval is het privacybeleid van de betreffende opdrachtgever van toepassing op die verwerking.

Pilex B.V. verwerkt de volgende categorieen persoonsgegevens, afhankelijk van de relatie en het doel van de verwerking:

Pilex B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doeleinden en op basis van de bijbehorende wettelijke grondslagen uit de AVG:

1. Pilex B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist.
2. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:

• a) Klant- en projectgegevens: tot twee jaar na beeindiging van de overeenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.
• b) Financiele en fiscale gegevens: zeven jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• c) Sollicitatiegegevens: tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar indien de kandidaat hiervoor toestemming heeft gegeven.
• d) Websitegegevens en cookies: conform de bewaartermijnen zoals vermeld in het cookiebeleid.
• e) Marketinggegevens: tot het moment van uitschrijving of intrekking van toestemming.

3. Na afloop van de bewaartermijn worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

1. Pilex B.V. deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, op grond van een wettelijke verplichting, of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
2. Pilex B.V. kan persoonsgegevens delen met de volgende categorieen ontvangers:

• a) Hosting- en infrastructuurproviders (bij voorkeur Europese partijen met servers binnen de EER).
• b) Softwareleveranciers en subverwerkers die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.
• c) Boekhouder en fiscaal adviseur ten behoeve van de financiele administratie.
• d) Overheidsinstanties wanneer Pilex B.V. hiertoe wettelijk verplicht is.

3. Met derden die als verwerker optreden, sluit Pilex B.V. een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de vereisten van artikel 28 AVG.
4. Pilex B.V. verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

1. Pilex B.V. verwerkt persoonsgegevens bij voorkeur uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Pilex B.V. maakt bij voorkeur gebruik van on-premise en zelfgehoste oplossingen om datasoevereiniteit te waarborgen.
2. Indien doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER noodzakelijk is, waarborgt Pilex B.V. een passend beschermingsniveau door middel van:

• a) een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land;
• b) standaardcontractbepalingen (SCC's) zoals vastgesteld door de Europese Commissie; of
• c) andere passende waarborgen als bedoeld in artikel 46 AVG.

3. Betrokkenen kunnen bij Pilex B.V. opvragen naar welke landen eventueel gegevens worden doorgegeven en welke waarborgen daarbij zijn getroffen.

1. Pilex B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of onrechtmatige verwerking.
2. De beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• a) Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en in rust.
• b) Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe.
• c) Gebruik van on-premise en zelfgehoste servers met fysieke en logische beveiliging.
• d) Regelmatige back-ups en herstelprocedures.
• e) Beveiligde authenticatie en wachtwoordbeleid.
• f) Monitoring en logging van toegang tot systemen en gegevens.
• g) Periodieke evaluatie en actualisering van beveiligingsmaatregelen.

3. Pilex B.V. evalueert de beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze aan indien de stand van de techniek, de kosten van tenuitvoerlegging of de aard van de verwerking dit vereisen.

Op grond van de AVG heeft iedere betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens:

1. Recht op inzage (artikel 15 AVG): het recht om te vernemen of en welke persoonsgegevens Pilex B.V. verwerkt en om een kopie van deze gegevens te ontvangen.
2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
3. Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): het recht om in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen.
4. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): het recht om de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
5. Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG): het recht om persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
6. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of ten behoeve van direct marketing.
7. Recht om toestemming in te trekken (artikel 7 AVG): indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, kan de betrokkene deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

Een verzoek tot uitoefening van bovengenoemde rechten kan worden ingediend per e-mail aan info@pilex.ai. Pilex B.V. reageert uiterlijk binnen een maand op het verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan de betrokkene tijdig op de hoogte wordt gesteld.

1. De website(s) van Pilex B.V. kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieen. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoeken van een website op het apparaat van de bezoeker wordt geplaatst.
2. Pilex B.V. onderscheidt de volgende categorieen cookies:

• a) Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website. Deze worden geplaatst zonder toestemming.
• b) Analytische cookies: voor het analyseren van websitegebruik. Bij gebruik van geanonimiseerde analytics worden deze geplaatst zonder toestemming. Bij niet-geanonimiseerde analytics wordt vooraf toestemming gevraagd.
• c) Marketing- en trackingcookies: voor het tonen van relevante advertenties en het volgen van bezoekers over meerdere websites. Deze worden uitsluitend geplaatst na uitdrukkelijke toestemming.

3. De bezoeker kan cookies beheren of uitschakelen via de browserinstellingen. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de functionaliteit van de website beperken.

1. Pilex B.V. kan bij de uitvoering van haar diensten gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) en geautomatiseerde verwerkingstechnieken. Dit kan betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens die door opdrachtgevers worden aangeleverd.
2. Wanneer Pilex B.V. AI-systemen inzet die persoonsgegevens verwerken, worden de volgende waarborgen getroffen:

• a) Persoonsgegevens worden bij voorkeur verwerkt door middel van on-premise of zelfgehoste AI-modellen, zodat gegevens de infrastructuur van de opdrachtgever of van Pilex B.V. niet verlaten.
• b) Waar mogelijk worden technieken voor data-anonimisering of pseudonimisering toegepast voordat persoonsgegevens worden verwerkt door AI-systemen, waaronder het gebruik van Microsoft Presidio of vergelijkbare tools.
• c) Er vindt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming plaats als bedoeld in artikel 22 AVG, tenzij hiervoor een wettelijke grondslag bestaat, de betrokkene hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd, of passende menselijke tussenkomst is gewaarborgd.

3. Pilex B.V. handelt bij het inzetten van AI-systemen in overeenstemming met de toepasselijke bepalingen van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) en verstrekt betrokkenen desgevraagd nadere informatie over de aard en het doel van de geautomatiseerde verwerking.

1. Pilex B.V. beschikt over een procedure voor het afhandelen van datalekken (beveiligingsincidenten waarbij persoonsgegevens zijn betrokken).
2. Indien een datalek plaatsvindt dat een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt Pilex B.V. dit binnen 72 uur na kennisname aan de Autoriteit Persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 33 AVG.
3. Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, stelt Pilex B.V. de betrokkenen hiervan onverwijld op de hoogte overeenkomstig artikel 34 AVG.
4. Indien Pilex B.V. als verwerker een datalek constateert bij de verwerking van persoonsgegevens van een opdrachtgever, stelt Pilex B.V. de opdrachtgever hiervan onverwijld op de hoogte, zodat de opdrachtgever kan voldoen aan zijn meldingsplicht.

1. Pilex B.V. is actief op sociale mediaplatforms, waaronder LinkedIn. Op het gebruik van deze platforms zijn de privacyvoorwaarden van het betreffende platform van toepassing.
2. Pilex B.V. verwerkt persoonsgegevens die via sociale media worden verkregen (zoals naam, functie en bedrijfsnaam van contacten) uitsluitend voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 4 van dit beleid.
3. Pilex B.V. is niet verantwoordelijk voor de verwerkingen die de sociale mediaplatforms zelf uitvoeren. Pilex B.V. raadt betrokkenen aan het privacybeleid van het betreffende platform te raadplegen.

1. Betrokkenen die een klacht hebben over de verwerking van hun persoonsgegevens door Pilex B.V. kunnen contact opnemen via info@pilex.ai.
2. Pilex B.V. streeft ernaar klachten binnen een redelijke termijn af te handelen.
3. Betrokkenen hebben te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit in Nederland. Meer informatie is beschikbaar op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

1. Pilex B.V. behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van Pilex B.V.
2. Het is raadzaam dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
3. De meest recente versie van het privacybeleid is altijd beschikbaar op de website van Pilex B.V. De datum van de laatst doorgevoerde wijziging wordt bovenaan dit document vermeld.

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens door Pilex B.V. kunt u contact opnemen via:

1. E-mail: info@pilex.ai
2. Post: Pilex B.V., Dril 1a, 1131 ZR Volendam
3. Telefoon: via info@pilex.ai