Heeft de ondernemingsraad iets te zeggen over de invoering van AI?

Vanaf welke omvang er medezeggenschap is

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) verplicht een ondernemer om een ondernemingsraad in te stellen als er in de regel minstens vijftig personen in de onderneming werken (artikel 2). Onder die grens bestaan lichtere vormen.

De rest van deze gids gaat over de ondernemingsraad. Heb je er geen, lees dan de laatste sectie.

Adviesrecht bij een belangrijke technologische voorziening

Artikel 25 geeft de ondernemingsraad adviesrecht over een reeks besluiten. Voor AI zijn er twee het belangrijkst: de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening (onder k), en een belangrijke wijziging in de organisatie of in de verdeling van bevoegdheden (onder e).

Een AI-assistent voor de hele organisatie, een agent die een deel van de klantenservice overneemt of een systeem dat werk anders verdeelt, zijn voorbeelden van zo'n voorziening. Een proef met een handvol collega's meestal niet; de wet spreekt van "belangrijk".

Het advies vraag je op een moment dat het nog wezenlijke invloed kan hebben op het besluit (lid 2). In de praktijk betekent dat: vóór de keuze voor een leverancier. Je legt het voorgenomen besluit schriftelijk voor, met de beweegredenen, de te verwachten gevolgen voor de medewerkers en de maatregelen die je daarom neemt (lid 3).

De ondernemingsraad adviseert pas nadat het besluit minstens één keer in een overlegvergadering is besproken (lid 4). Reken die vergadering mee in je planning.

Instemmingsrecht over personeelsgegevens

Artikel 27 somt de regelingen op waarvoor je instemming van de ondernemingsraad nodig hebt. Voor AI is onderdeel k vaak het eerste dat speelt: een regeling over het verwerken en beschermen van de persoonsgegevens van medewerkers.

Een AI-assistent die in de mail, de documenten en de agenda van medewerkers werkt, verwerkt hun persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een HR-toepassing die cv's, beoordelingen of verzuimgegevens gebruikt, en voor een systeem dat vastlegt wie welke vraag aan een model stelde.

De instemming gaat over de regeling, niet over de techniek. Je legt dus vast welke gegevens van medewerkers het systeem gebruikt, waarvoor, wie erbij kan, hoe lang ze bewaard blijven en wat de medewerker zelf kan inzien. Die afspraken maak je voor de AVG toch al; de ondernemingsraad toetst ze.

Wat er ook voorligt, je legt het schriftelijk voor met beweegredenen en gevolgen, en het besluit valt pas na minstens één overlegvergadering (lid 2).

Instemmingsrecht over controle op medewerkers

Onderdeel l van artikel 27 is ruimer dan het lijkt. Het gaat om voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor het waarnemen of controleren van de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van medewerkers.

Het woord "geschikt" doet het werk. Een systeem hoeft niet bedoeld te zijn voor controle; als het er geschikt voor is, valt het eronder. Een AI-tool met een audit-trail per gebruiker is geschikt om te zien wie wat deed. Een dashboard met gebruik per medewerker is dat ook. En het detecteren van shadow AI via netwerkverkeer raakt er vrijwel altijd aan.

Dat hoeft geen blokkade te zijn. Leg in de regeling vast waarvoor de gegevens wel en niet gebruikt worden, bijvoorbeeld wel voor beveiliging en kostenbeheer en niet voor individuele prestatiebeoordeling, en wie onder welke voorwaarden gegevens van een individuele medewerker mag inzien.

De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft bij controle van werknemers welke AVG-regels daarnaast gelden.

Wat er gebeurt als je de OR overslaat

De WOR heeft voor beide rechten een eigen gevolg, en beide zijn duurder dan het traject zelf.

Een besluit waarvoor instemming nodig was en dat je zonder instemming of vervangende toestemming van de kantonrechter neemt, is nietig als de ondernemingsraad daar schriftelijk een beroep op doet (artikel 27, lid 5). Dat kan binnen een maand nadat je het besluit hebt meegedeeld, of nadat de raad merkt dat je het uitvoert. De raad kan de kantonrechter ook vragen je de uitvoering te verbieden.

Volg je het advies van de ondernemingsraad niet, dan schort je de uitvoering een maand op (artikel 25, lid 6), en kan de raad in die maand in beroep bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam (artikel 26).

Weigert de raad instemming, dan kun je de kantonrechter om toestemming vragen. Die geeft je die alleen als de weigering onredelijk is of als het besluit nodig is om zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen (artikel 27, lid 4).

Een AI-tool die na een half jaar weer uit moet omdat de instemming ontbrak, kost meer dan het gesprek dat je vooraf had kunnen voeren.

Wat de AI-verordening eraan toevoegt

De AI-verordening legt op een paar plekken een eigen verband met werknemers en hun vertegenwoordiging.

Gebruik je een hoog-risicosysteem op de werkplek, dan informeer je vóór het gebruik de werknemersvertegenwoordiging en de betrokken werknemers dat zij aan dat systeem worden onderworpen (artikel 26, lid 7). Die plicht geldt vanaf 2 december 2027, naast de rechten die de WOR al geeft.

Systemen voor werving en selectie, voor besluiten over promotie of ontslag, voor het toewijzen van taken op basis van gedrag en voor het beoordelen van prestaties zijn hoog risico (bijlage III, punt 4). Die systemen raken ook aan artikel 27: werving, promotie en ontslag aan onderdeel e (het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid), prestatiebeoordeling aan onderdeel g, en het volgen van gedrag of prestaties aan onderdeel l.

Emoties afleiden van medewerkers is sinds 2 februari 2025 verboden, tenzij om medische of veiligheidsredenen (artikel 5). Daarover valt ook met een ondernemingsraad niets af te spreken.

En een organisatiebreed trainingsplan voor AI-geletterdheid kan een regeling op het gebied van personeelsopleiding zijn, waarvoor artikel 27, lid 1, onder f, instemming vraagt.

Wat je aan de ondernemingsraad voorlegt

Een goed voorstel beantwoordt de vragen die de raad anders zelf gaat stellen. Neem in elk geval op:

1. Het doel. Welk probleem lost de toepassing op, en voor wie.
2. De gegevens. Welke gegevens van medewerkers het systeem gebruikt, en welke niet.
3. De logging. Wat er wordt vastgelegd, wie het mag inzien, en onder welke voorwaarden gegevens van één medewerker bekeken worden.
4. De bewaartermijn van die gegevens en logs.
5. Het gebruik voor beoordeling. Of het systeem geschikt is om prestaties of gedrag te volgen, en wat je afspreekt om dat uit te sluiten of te begrenzen.
6. De DPIA. De uitkomst en de maatregelen. Zie de gids over DPIA's.
7. De gevolgen voor het werk. Wat er voor medewerkers verandert, en hoe je ze opleidt.

Dat zijn dezelfde onderwerpen die je voor je AI-beleid en je DPIA toch al uitwerkt. Het voorstel aan de ondernemingsraad is dan vooral een samenvatting van werk dat er al ligt.

Hoe je vertraging voorkomt

De meeste vertraging ontstaat doordat de ondernemingsraad laat hoort van een besluit dat eigenlijk al genomen is. Dan wordt het gesprek een onderhandeling over iets wat al gekocht is.

Betrek de raad daarom vóór de leverancierskeuze, en behandel het eerste gesprek als verkenning: welke toepassing je overweegt, waarom, en welke zorgen de raad heeft. Die zorgen neem je mee in de selectie, in plaats van ze achteraf te moeten oplossen.

Maak daarna niet voor elke tool een nieuw traject, maar één kaderregeling voor AI-gebruik: welke dataklassen waarheen mogen, wat er wordt gelogd, wie mag inzien, hoe lang je bewaart, en dat de gegevens niet voor individuele beoordeling worden gebruikt. Leg die ter instemming voor. Nieuwe tools die binnen die afspraken vallen, hoef je daarna niet opnieuw ter instemming voor te leggen; wat erbuiten valt wel. Is een nieuwe tool een belangrijke technologische voorziening, dan blijft hij adviesplichtig (artikel 25, lid 1, onder k), maar met de kaderregeling op tafel is dat advies snel rond.

Vergeet de evaluatie niet. Een vast moment per jaar waarop je met de raad bespreekt hoe de afspraken in de praktijk werken, voorkomt dat vertrouwen stilletjes wegloopt.

Als je geen ondernemingsraad hebt

Werken er tussen tien en vijftig mensen en is er een personeelsvertegenwoordiging, dan heeft die instemmingsrecht over arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie, en de klokkenluidersregeling. Daarnaast heeft ze adviesrecht bij een besluit dat banen kan kosten of het werk van minstens een kwart van de medewerkers wezenlijk verandert (artikel 35c, met artikel 35b, lid 5). Over personeelsgegevens en controlesystemen niet, tenzij je die rechten bij schriftelijke overeenkomst toekent (artikel 32).

Is er geen personeelsvertegenwoordiging, dan kom je minstens twee keer per jaar met het personeel bijeen (artikel 35b, lid 1). Kan een AI-invoering banen kosten of het werk, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van minstens een kwart van de medewerkers wezenlijk veranderen, dan vraag je het personeel in zo'n vergadering om advies, op een moment dat dat advies het besluit nog kan beïnvloeden (artikel 35b, lid 5).

De AVG geldt ongeacht de omvang. Je informeert medewerkers over wat je met hun gegevens doet, je hebt een grondslag nodig, en bij controle op medewerkers gelden strenge eisen. Voor een hoog-risicosysteem op de werkplek informeer je vanaf december 2027 ook de betrokken werknemers zelf.

Ook zonder formele plicht loont het om medewerkers vroeg te betrekken. Een tool die mensen zelf mee hebben gekozen, wordt eerder gebruikt dan een tool die ze op maandagochtend in hun mail vinden.